Secretaría General - Rectoría
Secretaría General
Corresponde a la Secretaría General orientar y dirigir las actividades relacionadas con la información y memoria institucional de la Universidad, con sus aspectos notariales, jurídicos y protocolarios y con la guarda de sus símbolos, sellos y patrimonio histórico.
- Elaborar las actas del Consejo Directivo y responder por que el libro correspondiente se mantenga actualizado y debidamente firmado.
- Dar fe con su firma de los acuerdos y las actas del Consejo Directivo Universitario, guardar los originales de unos y otras; expedir copias auténticas, mantener actualizada la información sobre las políticas generales de la Universidad, responder por la edición y divulgación de los anales de la Pontificia Universidad Javeriana.
- Dar fe con su firma de las actas de grado, guardar sus originales y expedir copias auténticas. Elaborar el acta de posesión de las autoridades personales de gobierno previstas en los estatutos y conservarlas en el libro correspondiente.
- Autorizar la expedición de los títulos universitarios, distinciones universitarias y académicas, firmar todos los diplomas correspondientes y responder porque el respectivo registro se mantenga actualizado.
- Tramitar ante la autoridad competente, los documentos necesarios para la legalización de los programas académicos que así lo requieran, una vez aprobados según las normas vigentes.
- Autenticar las firmas de las autoridades personales de gobierno previstas en los estatutos, y de los secretarios de facultad.
- Responder por la organización y el mantenimiento del archivo de la Rectoría, así como de la custodia de los libros, símbolos y sellos de la Universidad, y velar por la imagen corporativa de acuerdo con la identidad de la Institución.
- Coordinar y adoptar las estrategias para el manejo de las comunicaciones de la Universidad, y responder por la publicación de la información institucional, según lo establecido al respecto por el Consejo Directivo Universitario.
- Elaborar cada año, previa consulta con las unidades pertinentes, el calendario general de la Universidad.
- Autorizar, en forma exclusiva, la edición de los diplomas concernientes a títulos universitarios, distinciones académicas y universitarias, así como de los certificados y constancias oficiales.
- Coordinar las dependencias que estén a su cargo según lo establecido en este reglamento.
- Responder por la recepción y distribución de la correspondencia dirigida a la Universidad y al Rector.
1. Sistema General de Archivos
- El Sistema General de Archivos de la Universidad tiene como propósito la gestión, administración, custodia, conservación y recuperación de los documentos producidos, recibidos y acumulados por las dependencias de la Universidad y su posterior recuperación para proteger la memoria institucional y su patrimonio cultural.
Para la gestión, administración, custodia, conservación y recuperación de documentos de primera y segunda edad, la Secretaría General se apoyará, en lo que corresponda, en la Dirección de Servicios Universitarios.
El Secretario General contará con un Comité de Archivo con el objetivo, funciones y la integración que fije el Rector, de acuerdo con la legislación vigente.
Procesos de Grado
- Socialización Sistema General de Archivos y Proyecto de Gestión Documental
Presentaciones 25 de abril de 2017
- Proyecto Sistema de Gestión Documental (Descargar)
- El Sistema General de Archivos, la organización de los archivos en la PUJ (Descargar)