Dirección Jurídica - Rectoría

Dirección Jurídica

La Dirección Jurídica como dependencia de la Rectoría define, orienta, asesora y evalúa en materia legal los procesos institucionales y las actividades, velando por el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, así como el de los Estatutos y Reglamentos de la Universidad.

La Gestión Jurídica de la Universidad, como proceso transversal procura la concientización de toda la comunidad educativa sobre la importancia del cumplimiento de la normatividad, como presupuesto para servir a la sociedad colombiana, procurando la instauración de una comunidad más civilizada, más culta y más justa, garantizando la validez de sus actuaciones, todo ello en perfecta alineación con la misión de la Universidad.

Conscientes de la necesidad del mejoramiento continuo, la Dirección Jurídica está siempre dispuesta a ofrecer una asesoría jurídica preventiva, eficiente y pertinente a través de un recurso humano calificado con actitud de servicio, contando con el apoyo de herramientas tecnológicas que permiten brindar un apoyo jurídico ágil, confiable, eficiente y oportuno.

En ejercicio de sus funciones, la Dirección Jurídica lleva a cabo las siguientes actividades: Otorga asesoría jurídica y acompañamiento en la toma de decisiones a la Universidad, elabora y revisa documentos contractuales, orienta la forma correcta de proceder conforme a la ley y a la normativa universitaria, da respuesta a acciones, procesos o demandas contra la Universidad, vela por el correcto funcionamiento y cumplimiento de la normativa a nivel institucional.

Corresponde a la Dirección Jurídica orientar y definir los asuntos jurídicos de la Universidad de conformidad con la constitución, la ley y los estatutos de la Universidad.

  • Asesorar a las autoridades de la Universidad en los asuntos jurídicos, y conceptuar sobre dichos asuntos.
  • Coordinar los asesores externos en el desempeño de sus encargos, instruir los procesos judiciales y hacerles seguimiento.
  • Conceptuar sobre los documentos que debe suscribir el rector y aprobar aquellos que han de suscribir las demás autoridades de la Universidad, según lo establecido al respecto.
  • Coordinar con las seccionales de la Universidad los asuntos jurídicos.
  • Representar a la Universidad de conformidad con las instrucciones del rector.
  • Velar por el correcto funcionamiento y el cabal cumplimiento de los requisitos jurídicos de las entidades vinculadas a la universidad y hacer el seguimiento respectivo, según lo disponga el Rector.
  • Velar por que en los convenios que suscriba la Universidad y en los demás compromisos institucionales, se surta el trámite correspondiente ante los responsables directos de su ejecución, y responder por el cumplimiento de los respectivos términos legales.
  • Responder por el archivo de los documentos contractuales, los inherentes a la personería jurídica de la Universidad y a sus predios.
  • Recopilar y mantener actualizada la información relativa a las disposiciones legales que rigen la Universidad.
  • Estudiar y hacer el seguimiento de la agenda legislativa y la jurisprudencia emanada de distintas instancias legales relativas a la educación superior.
  • Mantener vínculos con las entidades que legislan en materia de educación superior y con aquellas que ejercen funciones de inspección y vigilancia, y adelantar las gestiones que corresponda.
  • Las demás que el Rector le asigne.

  •  Asesoría jurídica en negociaciones comerciales.
  •  Asesoría en procesos disciplinarios.
  •  Asesoría en asuntos de propiedad intelectual.
  •  Respuesta a acciones de tutela interpuestas contra la Universidad.
  •  Elaboración y revisión de contratos civiles, comerciales y estatales.
  •  Elaboración y revisión de convenios académicos.
  •  Y demás actuaciones legales que requiera la comunidad.

Documentos

Capacitaciones

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes - Jurídicas

1. ¿Un contrato puede ser prorrogado mediante acta de suspensión suscrita por un apoderado de las partes sin facultades o poder suficientes para celebrar el contrato?

No, la ampliación en el plazo del contrato implica una modificación en el mismo. La modificación debe realizarse mediante otrosí debidamente suscrito por las partes, o por quienes tengan poder suficiente para celebrarlo, dentro de la vigencia contractual y de conformidad con lo establecido en el numeral 3.2.3 del manual de contratación vigente para la universidad.


2. ¿Un contrato puede ser terminado por las partes, sin el cumplimiento de su objeto?

De acuerdo con el numeral 9.3 del manual de contratación vigente para la universidad, un contrato podrá ser terminado de forma anormal, sin el cumplimiento del objeto contractual, sin el vencimiento del término o sin el cumplimiento de la condición, cuando se imposibilite su cumplimiento por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o conveniencia motivada de las partes, eventos en los cuales, éstas deberán manifestar de mutuo acuerdo, que terminan los negocios en razón a que existen circunstancias que impiden su culminación o ejecución. Esta terminación deberá constar en un documento en el que se expliquen las causales que impiden el cumplimiento, los saldos debidos por las partes y se describa el estado en que quedan las obligaciones contraídas entre ellas.


3. ¿En qué se diferencia un anticipo de un pago anticipado?

El ANTICIPO, es un préstamo realizado al contratista con el fin de que tenga los recursos necesarios para iniciar los trabajos contratados. Mientras que el pago anticipado, son los recursos que se le entregan al contratista con el fin de que ingresen a su patrimonio y de esta forma se extingan obligaciones. A esta entrega de recursos se le aplicarán las retenciones tributarias a las que haya lugar.


4. ¿Es posible negociar un anticipo superior al 30%?

De conformidad con el numeral 6.5.3.2 del Manual de Contratación de la Universidad, sólo es susceptible acordar anticipos superiores al 30% del valor del contrato previa aprobación de la Dirección Financiera. El anticipo siempre deberá asegurarse con la respectiva garantía.


5. ¿Se pueden suscribir otrosíes a contratos cuya vigencia ha expirado?

No, la solicitud de prórrogas debe realizarse con anterioridad al vencimiento del contrato principal, lo anterior atendiendo a dos causales: Los contratos así como sus prórrogas deben corresponder con la realidad, y no constituirse en medios para legalizar hechos cumplidos. Las aseguradoras no otorgan pólizas con vigencia retroactiva motivo por el cual la suscripción extemporánea de un otrosí expone a la universidad al riesgo de que la pérdida de cobertura de la respectiva garantía (Numeral 6.6,1 del Manual de Contratación vigente).


6. ¿Cuál es la importancia de que la fecha de suscripción que figura en el contrato corresponda con la fecha de firma efectiva?

La formalización de los contratos permite a la Universidad tener seguridad jurídica en sus relaciones y por ende estas sólo deben iniciarse una vez el contrato se encuentra debidamente formalizado. Adicionalmente la Universidad tiene una serie de obligaciones con entes estatales de reportar la información de sus contratos; de ahí la importancia que el contrato refleje la realidad de la situación.


7. ¿Qué garantías requiere la Universidad en la ejecución de un contrato?

De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.5.3.4 del Manual de Contratación vigente, de acuerdo con la naturaleza de los negocios jurídicos, la Universidad, a través de las recomendaciones que al respecto realice la persona autorizada para la solicitud de negocios jurídicos o por medio de la Dirección Jurídica, exigirá que respecto de los actos de cierta especialidad en su objeto, particularidad en las obligaciones generadas para la otra parte, o que superen la cuantía de veinte (20) SMMLV, se constituyan garantías a favor de la Universidad.

De acuerdo a la naturaleza de los negocios, estas pueden ser:

  • Buena calidad del servicio o las obras,
  • Cumplimiento, Buen manejo del anticipo (si el mismo se ha pactado), 
  • Pago de salarios y prestaciones sociales,
  • Responsabilidad civil extracontractual,
  • De estabilidad de la obra y calidad de los materiales,
  • De correcto funcionamiento de los equipos,
  • De calidad del bien o servicio,
  • De provisiones de repuestos y accesorios. (Consultorías e investigación de mutuo acuerdo).
     

8. ¿Quién elabora los contratos de prestación de servicios académicos?

De acuerdo con la matriz de atribuciones de la Universidad, los contratos inferiores a 20 SMMLV son realizados por las unidades en el sistema Javelex en modalidad de autogestión.

Si el valor del contrato es igual o mayor a 20 SMMLV, o siendo inferior a este valor y es un contrato con una persona natural extranjera, o es un acuerdo de pago, o el proveedor envía la minuta para firma, o realiza modificaciones a la minuta de la Universidad, se debe tramitar por el sistema Javelex en modalidad Jurídica para que un abogado de la Dirección Jurídica realice o revise el respectivo.

 

9. ¿Quiénes están facultados para firmar los contratos de prestación de servicios por parte de la universidad?

Están facultados para firmar los contratos aquellas personas con poder debidamente otorgado, con los límites establecidos en sus poderes.

 

10. ¿Cuáles son los documentos que se deben adjuntar para la elaboración o revisión de un contrato de prestación de servicios con persona natural?

  • Cédula de ciudadanía,
  • Rut,
  • Propuesta en caso de habérsele solicitado por escrito.
     

11. ¿Cuáles son los documentos que se deben adjuntar para la elaboración o revisión de un contrato con persona jurídica?

  • Certificado existencia y representación legal, expedido dentro de 30 días anteriores al momento de la solicitud.
  • Cédula del representante legal,
  • RUT,
  • Términos de referencia (si aplica),
  • Cotización / propuesta (si aplica),
  • En el caso de entidades estatales se debe anexar certificado de disponibilidad presupuestal y resolución de nombramiento o posesión del representante legal.
     

12. ¿Qué documentos se deben adjuntar para la contratación de un extranjero?

  • Copia del seguro médico internacional,
  • Copia del pasaporte.
  • Y previo a su legalización. copia de la visa con la respectiva anotación de que va a prestar sus servicios en la Universidad Javeriana.
     

13. ¿Cuál es la norma que establece que los contratistas contratados mediante contrato de prestación de servicios deben estar afiliados al régimen del sistema integral de seguridad social y a que deben estar vinculados de manera obligatoria?

Los contratistas se encuentran obligados a afiliarse al sistema de seguridad social en salud y pensiones, conforme a lo establecido en el artículo 3° de la ley 797 de 2003, el artículo 26 de la ley 1393 de 2010 y el artículo 244 de la ley 1955 de 2019.

 

14. ¿Cuál es el documento apto para acreditar la vinculación al sistema integral de seguridad social?

Copia del pago al sistema integral de seguridad con el respectivo sello o con la inscripción de "pagado". Certificación debidamente firmada expedida por la EPS y el fondo de pensión, con vigencia no superior a 30 días antes de la fecha de inicio de labores.

Para la acreditación de vinculación al sistema de riesgos laborales, se deberá adjuntar el respectivo certificado expedido por la aseguradora indicando explícitamente una vinculación con la Universidad.

 

15. ¿Los trabajadores independientes que tienen la calidad de beneficiarios en el sistema de salud, deben cotizar a salud como independientes y en consecuencia desafiliarse?

Si, en materia de salud al tener la calidad de afiliado obligatorio debe acreditar igualmente el pago de los aportes, de conformidad con lo establecido en el artículo 244 de la ley 1955 de 2019 y el artículo135 de la Ley 1753 de 2015, las personas vinculadas a través de contratos de prestación de servicios con ingresos iguales o superiores a un salario mínimo mensual legal vigente deben cotizar al sistema general de seguridad social en salud de manera obligatoria el respectivo porcentaje para salud (12.5%) sobre el salario mínimo legal mensual vigente.

 

16. ¿Se puede contratar por contrato de prestación de servicios a una persona que tiene vinculación laboral vigente con la universidad?

En principio no, salvo que tenga contrato como docente de hora cátedra. Los servicios que preste la persona natural que no se encuentren especificados en el marco de sus funciones en el contrato de trabajo y siempre que sean autorizados por el jefe inmediato y por la dirección de recursos humanos se reconocen mediante el pago de una bonificación no constitutiva de salario.

 

17. ¿Se puede contratar por contrato de prestación de servicios a una persona natural que ha adquirido el derecho a la pensión trabajando con la universidad?

No, salvo que el padre rector de su autorización por escrito la cual debe ser solicitada por el vicerrector respectivo directamente al padre rector. La autorización se debe adjuntar con la solicitud de revisión o elaboración del contrato.

 

18. ¿Cuándo se debe firmar el contrato de prestación de servicio?

Antes del inicio de la prestación del servicio.

Preguntas frecuentes - Javelex

1. ¿En qué consiste la legalización de un contrato y en qué momento se hace?

La legalización es el último paso que se efectúa en el proceso contractual. Se cumple cuando el documento ya está firmado por las dos partes, fechado, y cuente con pólizas aprobadas (en los casos que se requiere).

La legalización implica que el contrato cambia de estado pasando de: "en trámite" a "en ejecución". Se debe cumplir en la pantalla principal en la pestaña ubicada en la parte inferior derecha "legalizar". Para más información,  ver: https://javelex.javeriana.edu.co/neon/help.do, con videos tutoriales. Se recomienda ver el video "legalización".

 

2. ¿Cómo se relaciona el número de pedido para un otrosí en Javelex?

Cuando se realiza un otrosí al valor del contrato, se debe realizar un nuevo pedido en peoplesoft e incorporar el número del nuevo pedido en la pestaña de presupuesto.

 

3. En la pestaña pasos: ¿Qué significan días reales?

Son los días estimados para la realización del trámite, teniendo en cuenta la sumatoria de los tiempos parametrizados para cada rol. Para más información,  ver: https://javelex.javeriana.edu.co/neon/help.do, con videos tutoriales. Se recomienda ver el video "paso".

 

4. ¿Cómo se anula una solicitud?

Cuando un trámite solicitado, ya no se requiere, se debe enviar un correo electrónico a la Dirección Jurídica (dirección.juridica@javeriana.edu.co) indicando los motivos de la anulación.

 

5. ¿En qué estado debe estar el contrato para que se genere el pago?

El contrato debe estar legalizado y en estado: "EJECUCIÓN", por cuanto la Oficina de Cuentas por Pagar, verifica que los soportes se encuentren al día para poder realizar el pago.

Para los contratos de persona natural, en que se realizan pagos mensuales, se deberá hacer el cargue mensual de la planilla correspondiente al mes que se va a pagar, realizando en la descripción la relación del mes al que corresponde el anexo, en la pestaña "documentos adjuntos".

 

6. ¿Si el sistema presenta un error técnico en Javelex a quién puedo acudir?

El servicio de ayuda de la DTI, a través de la mesa de servicios, extensión 5555, está disponible para atender cualquier inconveniente con el sistema Javelex.

La Mesa de Servicios de la DTI atiende de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 8:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

Desde fuera del campus se puede llamar al conmutador (571)3208320 ext. 5555. Por correo electrónico escribiendo a dti-mesaservicios@javeriana.edu.co informando sus datos de contacto, detalle de su solicitud y disponibilidad de tiempo para la atención.

 

7. ¿Qué se debe hacer cuando me rechazan un paso o se desea rechazar el paso?

Cuando se rechaza un paso se debe consultar en la pestaña pasos, en la lupa que está en la parte derecha del paso a cumplir, los motivos por los cuales el analista devolvió la solicitud, para que se proceda a la correspondiente subsanación o aclaración a que haya lugar.

Para rechazar un trámite, se deben indicar los motivos por los cuales no es posible tramitar la solicitud, para que el solicitante o la persona correspondiente subsane o aclare el proceso, o anexe los documentos que hagan falta.

 

8. ¿Cómo se realiza el cambio de estado de los contratos en ejecución a terminado?

Una vez se cumpla el plazo inicialmente establecido para el contrato, el supervisor deberá ingresar al sistema y cambiar el estado, para que pase de: " en ejecución" a "terminado".

Este cambio se realizará a través de un acta de terminación, en donde se indicará la fecha y se seleccionará la opción procesar para que el estado cambie ha terminado.

El sistema envía alertas al supervisor del contrato, recordándole que debe dar por terminado el contrato. El supervisor debe verificar que ya se realizó el pago del contrato.

Es requisito obligatorio, dar por terminado el contrato para tramitar el acta de liquidación.

 

9. ¿Cuándo debo seleccionar la opción generar minuta?

La opción "generar minuta" se debe seleccionar únicamente en los contratos de autogestión para realizar el documento; cuando se quiera consultar el documento ya elaborado y cargado al sistema, la opción correcta es "descargar", la cual se encuentra en la parte inferior izquierda en la pestaña actualizar contrato, si ya se encuentra un documento cargado ya sea de autogestión o elaborado por el abogado y se selecciona generar minuta, inmediatamente se borrará el documento previamente cargado.

 

10. ¿Cómo modificar el ID de pedido en la solicitud cuando el valor del contrato cambió?

Cuando se realice algún tipo de modificación en el pedido, el usuario solicitante se dirige a la pestaña de Presupuesto "ubicada en la parte superior derecha", eliminando el pedido y adicionándolo nuevamente, con la finalidad de actualizar dicho pedido.

 

11. ¿Cómo se habilitan permisos de un nuevo usuario en Javelex?

Para las personas con contrato LABORAL, que hayan ingresado recientemente a la Universidad, y requieran permisos para manejar el sistema de Javelex; el Director, Jefe o Persona con un cargo superior debe remitir un correo a dirección.juridica@javeriana.edu.co indicando el Usuario de la persona nueva y el centro de costo que va a manejar.

12. ¿Dónde se puede evidenciar los videos de ayuda del sistema Javelex para una mayor comprensión de los procesos? Los pasos a seguir son los siguientes

Ingresar al sistema de Javelex a través del link https://javelex.javeriana.edu.co/ 
Dar clic en el campo "Contrato"
 
13. ¿Cómo realizar el cambio de usuario de procesos activos?

Se debe remitir un correo electrónico a dirección.juridica@javeriana.edu.co indicando los contratos que se pretenden cambiar con el usuario actual y proceder a informar el usuario que va a continuar con la legalización del mismo.